‘Detrás de un gran ejecutivo siempre hay una excelente secretaria’
La primera secretaria de la historia fue Lilian Sholes en honor a la cual se celebra el Día Mundial de la Secretaria.
Desde ella, ha llovido mucho. Quien le iba a decir que ella y su habilidad dactilográfica daría pie a una profesión que tan importante papel ha desempeñado y desempeña en el mundo laboral.
Hablamos con Erika de ‘Anécdotas de Secretarias’ un proyecto digital dirigido a secretarias, asistentes, administrativas, etc. pero que también resulta de utilidad a otros profesionales del mundo de la empresa.
P- Para que te conozcamos un poco, a modo de presentación, cita:
– Un libro: Me tiene harta – Katharina Münk
– Una canción o pieza musical: Livin on a prayer – Bon Jovi
– Una película: Grease
– Un lugar: la montaña
– Una cita que te inspire: Sigue tus sueños, no órdenes
– Un color: rojo
– Un aroma: cítricos
– Una comida: italiana
– Un día de la semana: Domingo
– Una hora del día: última hora de la tarde porque es el momento en el que estoy más despierta, activa y creativa.
– Una empresa que te inspire: a mi no me inspiran las empresas, sino las personas que las integran. Podría ser tanto el director general como el botones.
P- ¿Cómo se te ocurrió la idea de crear tu blog? ¿Cuál es tu intención al darle vida?
El blog nació como un ejercicio práctico en un curso de posgrado universitario de marketing y comunicación digital. Nunca antes me había planteado escribir y mucho menos abrir un blog.
El objetivo del blog es poner en valor la profesión de las secretarias, contando cómo es el día a día en la oficina, en clave de humor.
Anécdotas que pensaba que solo me pasan a mí y que descubrí que le ocurren a todas las secretarias y también al resto de la plantilla, incluidos los directivos y RRHH. Al final son historias universales con las que todos los lectores se sienten identificados.
P- ¿Cuál es el post que has escrito que más éxito haya tenido?
El top 5 de los posts más leídos del blog es el siguiente:
Como ves, ninguno de estos artículos es sobre cómo ser más productivo, lo súper contento, feliz y motivado que estoy en mi puesto de trabajo o en mi búsqueda de empleo. Más bien todo lo contrario.
Que estos 5 artículos sean los más leídos debería ser una llamada de atención sobre la deficiente dirección de equipos que existe en la mayoría de las empresas. Ojo, no me refiero a las españolas en concreto. Mis lectores son de España, EEUU, Reino Unido, México y el resto de América Latina.
P- ¿Ofreces algún servicio en el blog?
Este año he lanzado en Anécdotas de Secretarias una newsletter en la que comparto ideas y consejos para sobrevivir en la oficina: cómo responder al teléfono, cómo gestionar emails, cómo hacer presentaciones, cómo lidiar con jefes/compañeros tóxicos, cómo gestionar el estrés o el tiempo, herramientas 2.0 y apps que nos facilitan el trabajo, etc.
Además, tengo un servicio Premium de entrenamiento personalizado para aquellas colegas que se sientan perdidas en dirección y necesiten saber cómo potenciar sus habilidades personales y mejorar sus competencias profesionales. También les respondo dudas en algún asunto puntual de alguna tarea en la que se encuentran atascadas.
Muchos de los cursos que existen para administrativos y secretarias solo explican lo que ya sabemos que hay que hacer, pero no aportan soluciones a la vida real.
P.ej. los cursos de optimización del tiempo te explican lo de prioritario, urgente, importante y que te hagas listas de tareas. Sin embargo, no te aclaran qué hacer cuando 3 jefes (a cuál más egocéntrico) llegan a la vez solicitándote algo igual de urgente e importante para cada uno de ellos. ¿A quién le dices que no y cómo para que no se enfade contigo?
Los cursos de protocolo suelen ser de protocolo institucional, no empresarial. Está muy bien conocer el orden de las banderas en un acto y cómo inclinarte para saludar al rey. Pero no te imaginas cuántas lectoras me preguntan si reciben a las visitas en la empresa con 2 besos o con apretón de mano.
Estos son solo dos ejemplos de situaciones en las que me diferencio de las formaciones tradicionales. Comparto con mis alumnas lo aprendido en mis 15 años de asistente ejecutiva de alta dirección, y les aclaro sus dudas de una forma personalizada a sus necesidades formativas.
P- ¿Qué papel juegan las secretarias en empresas y organizaciones?
Las secretarias juegan un papel importantísimo en la empresa. Son la persona de máxima confianza de un directivo y en quienes ellos delegan gran parte de sus responsabilidades y tareas.
Les ayudamos a sacar su trabajo adelante en plazo y forma. Por este motivo, “secretaria” ha pasado a ser “asistente” (ayudante).
Las secretarias del S.XXI somos una figura intermedia entre el CEO y el resto de la dirección y empresa:
Coordinamos tareas, proyectos, reuniones, comunicaciones, etc. en los que están implicados varios directivos y/o varios departamentos.
Supervisamos y hacemos seguimiento hasta del último detalle para asegurarnos de que nuestros responsables cumplen con los objetivos marcados por sus superiores.
P-¿Qué es lo que más te gusta de tu trabajo?
Precisamente el rol de estar entre el director general y el resto del equipo. Hacer de portavoz, intermediaria, mediadora, coordinadora … Claro que para llegar a este punto necesitas mucho tiempo para ganarte la confianza de todos y sobre todo que tu responsable tenga seguridad plena de que lo que te delega “está en buenas manos”.
Conseguir esto no es nada fácil para una secretaria y es precisamente lo que marca el punto de éxito de nuestro desarrollo profesional. Significa ser su mano derecha.
P-¿Y lo que menos?
Estar en Dirección General te hace ver lo peor de cada persona. En este departamento hay mucha arrogancia, peloteos y luchas de poder.
A muchos directivos (y colaboradores) se les sube el cargo a la cabeza, se vuelven prepotentes. Se creen que todo el mundo está a sus pies. Deben pensar que estar sentado en la zona noble te hace más importante que el resto de los mortales.
Por otro lado, todo el mundo olvida que cuando el jefe tiene un mal día, es la secretaria la que está en primera línea de fuego. Se lleva los gritos, las palabrotas y los puñetazos sobre la mesa … aguantar a un jefe enfadado no tiene precio, no hay dinero que lo compense.
Los dos puntos anteriores hacen que una gran mayoría de secretarias dimitan pasados 2 ó 3 años y que sea tan difícil encontrar a otra profesional que la reemplace.
P- ¿Es lo mismo secretaria que asistente ejecutiva?
El término “secretaria” ha evolucionando a asistente, para referirse a ayudante. Ojo, no confundir con asistenta, que es señora de la limpieza.
Se pueden distinguir 2 grupos de secretarias diferenciados. Las que dan soporte administrativo y las que dan soporte ejecutivo.
Las primeras se dedican a tareas en las ellas que no toman decisiones. Me explico: responder el teléfono, archivar, contabilizar facturas, etc. según los procedimientos de la empresa o según le indique su responsable.
Las secretarias ejecutivas son las que se encargan de optimizar el tiempo de su responsable y de hacer seguimiento a sus tareas pendientes asegurándose de cumplirlas en el plazo que le marque su responsable, tomando las decisiones pertinentes dentro de su área de competencia.
En muchas empresas se solapan las funciones de ambas categorías. Todas hacemos de todo.
P- ¿Qué tipos de secretaria existen?
Existen muchos tipos de secretarias. Este es uno de los puestos más polivalentes de la empresa.
Nuestro grado de responsabilidad y funciones van siempre paralelas a las del directivo al que reportamos.
Muchas empiezan por el puesto de recepcionista y van subiendo en el organigrama hasta llegar a secretarias de presidencia.
Secretaria de departamento: da soporte a todas las personas del área correspondiente. Puede estar ella sola o con varias compañeras en lo que se llama “pool”. Las funciones son administrativas.
Secretaria de dirección: da soporte a uno o varios directores de departamento, pero no a todo el equipo de esa área. Desempeña tareas ejecutivas. Se le requiere iniciativa y que sea resolutiva, es decir, que no le esté preguntando a su superior lo que tiene que hacer constantemente.
Después de un cierto tiempo en esta posición sube a secretaria del Director General. Trabaja en exclusiva para él porque aquí el volumen de trabajo se dispara y no da abasto para asistir a varios directores. Muchas asistentes tienen a su vez una secretaria administrativa a su cargo.
Al puesto en el que reportas solo a un responsable, se le llama también Personal Assistant. No hay que confundirse y pensar que “personal” viene de gestionar también sus asuntos privados (p.ej. comprar el regalo de cumpleaños a su pareja). PA es que trabajas en exclusiva para un directivo.
Para llegar a ser secretaria de presidencia necesitarás unos +5 años de experiencia previa como como PA. Normalmente ocupan estos puestos personas que ya han pasado los 40 años. Es necesario estar muy habituada a tratar con perfiles de alto nivel y saber estar.
P- Según tú ¿cuáles son las habilidades IMPRESCINDIBLES en una buena secretaría?
Alta tolerancia al estrés y la presión. No se refiere al volumen de trabajo en sí, sino a trabajar con personalidades difíciles, poco comunicativos, inaccesibles, inseguros, etc.
Humildad. Para coordinar y gestionar muchas tareas necesitas la ayuda de otras personas. Si eres arrogante nadie estará dispuesto a echarte una mano.
Tener autoridad, firmeza y hacerte respetar. No todo el mundo estará dispuesto a colaborar contigo. Muchos no caen en la cuenta de que actúas en representación de tu responsable. P.ej. cuando necesitas que alguien te facilite una información, muchas personas piensan que es por fastidiarles o porque eres una cotilla. Si no te plantas, siempre te estarán ninguneando e ignorando.
Alta capacidad de negociación y comunicación. Si quieres que te hagan caso, tendrás que ser asertiva, negociar y expresarte con tacto. El don de gentes es fundamental. Además, muchas secretarias son las encargadas de firmar contratos con proveedores, de las relaciones con los medios de comunicación y de los perfiles sociales de la empresa en internet.
Ser muy independiente y resolutiva. Estás ahí para ahorrarle tiempo a tu responsable. De modo que no puedes estar preguntándole cada media hora qué tienes que hacer y cómo. La típica frase de jefe “no me traigas problemas, tráeme soluciones” está dirigida a nosotras jajaja
Saber priorizar, saber distinguir entre urgente, importante … porque tú eres la encargada de optimizar el tiempo, la agenda, las reuniones, los viajes de tu responsable. Tienes que saber qué es lo prioritario para el negocio, qué cliente genera más ingresos, etc.
Observadora, detallista o discreta son otras de las habilidades para desempeñar el puesto.
P-¿Cuántos hombres conoces que ocupen el puesto de secretario en una empresa? ¿Porqué ha sido siempre una profesión eminentemente femenina?
Conozco a unos cuantos. Lo que pasa es que a ellos no se les suele llamar secretarios, sino asistentes de negocio, adjunto a Dirección, responsables de la oficina CEO, Office Managers … Llevar “responsable” o “manager” en el título del cargo significa que sus sueldos son más altos que si fueran ayudantes a secas. Ahí queda eso, sino lo decía, reventaba.
No te puedo decir porqué es una profesión femenina. Supongo que tiene que ver con los roles sociales del hombre y la mujer del siglo pasado y con la cultura paternalista de las empresas de entonces.
P- ¿Piensas que esta profesión tiene un impacto positivo? ¿Cómo? ¿A qué nivel?
Nosotras nos encargamos de las tareas a las que nuestros superiores no llegan. Básicamente por falta de tiempo o porque les interfiere en la toma de decisiones empresariales.
P.ej. un directivo no puede estar o no debería al detalle de quién ha confirmado asistencia a una reunión, quién ha enviado los datos para la presentación, si éstos son los correctos, ponerlos datos en “bonito” en la PowerPoint, etc.
P- Cuéntanos la anécdota que más te guste de todas las que conoces.
Te voy a contar una que aún no he compartido en mi blog. Hace unos cuantos años nombraron un nuevo presidente en la multinacional en la que trabajaba por aquel entonces. El tipo hizo un “tour” por todos los países y, al preparar la logística de su presentación en Madrid, la directora financiera me dijo que pusiera algo de picoteo, pero en plan cumpleaños infantil (patatas fritas, gusanitos y galletas saladas).
Como soy muy obediente, compré lo que me dijo y lo puse en la sala. Quedaba cutre no, lo siguiente.
Unos 10 minutos antes de que empezara la presentación, cuando ya estaba toda la plana mayor y casi toda la plantilla en la sala, se me acerca la directora y, en voz alta para que lo oyera todo el mundo, me dice: “Erika ¿por qué has puesto este picoteo y no un vino español?”
Le respondí: “he puesto lo que me solicitaste ¿no te acuerdas que me dijiste que lo pusiera en plan cumpleaños infantil? Pues ahí lo tienes”
No sé si se pensó que no la iba a contestar, si hizo esa pregunta a propósito para desprestigiarme en público o qué.
El número 2 de la empresa, que estaba a mi lado y que hablaba perfectamente español, me guiñó el ojo en plan “vaya zasca que le has metido”. Vamos, que la que hizo el ridículo fue ella jiji.
P-¿Cómo está transformando Internet y la tecnología esta profesión?
Muy positivamente porque internet se ha convertido una herramienta de trabajo que nos ahorra mucho tiempo p.ej. a la hora de planificar un viaje de negocios: hacer las correspondientes reservas y además buscar información sobre clientes o futuros clientes de cara a preparar una reunión comercial.
Hay apps con las que se pueden escanear tarjetas de visita que se guardan directamente en la libreta electrónica y otras que hacen lo mismo con los tickets y te ahorras picar datos para hacer la nota de gastos.
P- ¿Cómo ves el futuro de esta profesión? ¿Serán robots las secretarias del futuro?
Pienso que hay mucho miedo al tema de la transformación digital en las empresas y es normal porque los cambios generan muchos temores.
He leído en foros de RRHH que las secretarias desaparecemos, pero ¡atención! también los directivos y los departamentos de RRHH. Si las decisiones se pueden tomar teniendo en cuenta ciertas variables, algoritmos y probabilidades, los puestos directivos dejarán de ser útiles en las empresas.
Sinceramente pienso que es una visión catastrofista de aquellas personas que tienen miedo a los cambios o que les cuesta un horror adaptarse a ellos.
Imagina que le dijesen a un cocinero: “como ya existe la thermomix, el microondas, el horno y la batidora ¿qué aportas tu a la elaboración de platos y menús?” Pues su toque personal, su talento en combinar ingredientes, sabores y aromas, emplatando la comida de tal forma que se te haga la boca agua con solo verla en servida en la mesa.
¿Y la domótica, ha hecho que desaparezcan vigilantes de seguridad?
En el resto de las profesiones ocurre lo mismo. Las herramientas digitales y los robots asumirán nuestras tareas más rutinarias. Eso hará que podamos dedicarle tiempo a desempeñar otras más complejas gracias a nuestro toque personal (como el ejemplo del cocinero). Por toque personal me refiero a marca profesional, habilidades y competencias.
En el caso de las secretarias, las habilidades personales comentadas anteriormente, desempeñarán un papel fundamental. Si eres una profesional excelente, ninguna máquina sustituirá el grado de dependencia que tiene tu jefe contigo.
Si llega el momento en el directivos y secretarias desaparezcamos, siempre queda la opción de reinventarse. Alguien tendrá que apretar los tornillos y echar 3en1 a los robots para que puedan funcionar bien ¿no?
P- ¿Una persona u organización para quién te hubiese gustado/te gustaría trabajar?
No tengo una persona y organización concreta que admire tanto que quiera trabajar con ella.
Lo que para mí es importante en un entorno laboral son la educación (buenos días, por favor, gracias, etc.), el respeto (que no te humillen públicamente por haber cometido un error o que te dejen descansar en tu tiempo libre y no te bombardeen a llamadas e mails a las 23hr con cosas que tienen que estar listas a las 7AM) y los valores (meritocracia, igualdad de oportunidades, 0 tolerancia a comportamientos poco éticos, al mobbing o al acoso sexual, etc.)
P- ¿Recomendarías a un-a joven estudiar Secretariado? ¿Qué le dirías a las personas que están cursando estos estudios?
Sí ¿por qué no? Los estudios de secretariado te dan una idea de cómo es el puesto y una base para saber cómo realizar las tareas.
Sin embargo, tampoco no es un “must” para desempeñar esta profesión.
Hoy por hoy en la mayoría de las empresas requieren estudios universitarios (ADE, Derecho, Markerting) y 1 o 2 idiomas. Como dato curioso, te diré que el 80% de las asistentes europeas son licenciadas universitarias.
A las personas que estén cursando estos estudios les diría que no deben dejarse impresionar por trabajar para un responsable o un directivo, son solo personas.
Lo importante es adaptarse a su estilo de trabajo y tener claro que ser su mano derecha es una carrera de fondo que lleva su tiempo.
P- Despídete. Aprovecha para decirle a los lectores lo que quieras.
Lo importante en cualquier trabajo es que des lo mejor de ti mismo, no tu por tu jefe o por la empresa, sino por tu satisfacción personal de saber que te esfuerzas por ser un buen profesional.
Muchas gracias, Kaizen Proyectos, por esta oportunidad de darme a conocer entre vuestros lectores.
Aprovecho para desearon a todos Felices Fiestas y Feliz 2018….
Como broche final a esta estupenda entrevista, os recomendamos una divertida comedia sobre una secretaría y su maravillosa habilidad para escribir a máquina….. POPULAIRE